加强电子文件归档工作的思考

于泽昕


　　随着信息技术、网络技术的发展，电子文件大量产生。电子文件以其操作方便、传递快捷、存储空间小、信息容量大等特点，具有传统文件无法比拟的优势。在电子文件大量产生的同时，如何保障电子文肪有效利用，已经成为人们所关注的重要问题。

一、慎选电子文件归档方法与移交途径

　　电子文件归档管理是近年来随着信息技术、网络技术发展而推行的一种全新的归档管理模式。为了保障电子文件得到及时归档与有效利用，档案部门必须在科学推动电子文件归档的工作中，密切结合本单位办公造化与信息管理工作的实际，将电子文件归档纳入本单位的归档制度体系建设之中。

　　1、建立电子文件网络归档专用系统。利用计算机网络系统，建立电子文件归档专用子系统，将所有上网与未上网的、具有保存价值的电子文件通过专用系统传递给档案部门。同时，档案部门要与办公造化与信息管理部门通力合作，选择具有通用性的文本、图像与视频电子文件格式，实行统一管理。

　　2、由计算机与信息管理部门负责电子文件归档管理业务。由于计算机与信息管理部门具有一定的技术优势和方便条件，可将电子文件归档任务交由计算机与信息管理部门负责。由计算机与信息管理部门具体实行规划、统筹电子文件归档管理活动，开发集中统一的信息管理系统，使之成为电子文件的“集散地”与“汇集点”。

　　必须强调的是：无论采取何种电子文件归档途径，都必须关注电子文件的真实性、完整性、有效性与安全性；同时，档案部门都必须积极参与其中，承担业务指导与监督职能，保障电子文件的有效管理与科学利用。

二、建立电子文件归档管理的质量体系

　　1、保障电子文件的真实性。无论电子文件的归档格式与其生成、发送或者接收的格式相同与否，都必须能够准确地表现原来生成、发送或者接收的内容；保证记录电子文件形成、处理、归档过程中的各类凭证信息真实、可靠；对电子文件的形成、积累、鉴定、归档实行有效监控，保证管理工作的连续性；能够识别电子文件的发送、接收人员与时间。

　　2、保障电子文件的完整性。确保应归档的电子文件全部归档。同时存在电子文件及相应的纸质或者其他载体形式的文件时，电子文件与纸质或者其他载体形式的文件应一并归档，并切实保证其在内容、格式以及相关说明与描述上的完全一致。

　　3、保障电子文件的有效性。必须有效地表现电子文件中所记载的内容，并保证其可以随时调用；保证存储归档电子文件的载体长期有效，并确保能够随着软、硬件的升级换代而及时进行有关电子文件的迁移作业。

　　4、保障电子文件的安全性。一般应于次年的6月底之前，将上一年度形成的电子文件经鉴定后向本单位档案部门进行归档移交；有条件的单位，负责电子文件形成的计算机与信息管理等业务部门则应当于电子文件形成后的3个月内，将其向本单位档案部门进行在线移交。
档案部门必须将计算机与信息管理等业务部门移交的、具有保存价值的电子文件进行脱机保存，脱机保存的载体要按照优先顺序依次排列为只读光盘，一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许使用软磁盘、优盘等移动存储设备作为电子文件长期保存的载体。

　　对于采取技术手段对内容进行“加密”处理的电子文件，应当在解密后进行脱机保存。在存储电子文件的载体或者装具上应当注明反映其内容的检索标识。在存储涉及国家秘密的电子文件载体或者装具上，还应当具体注明相应的密级与保密期限，并严格按照国家保密法律法规的规定进行管理。

三、建立“三位一体”的电子文件管理运行模式

　　电子文件与纸质文件相比，所涉及的问题更为广泛、受到的制约因素更多，仅仅依靠档案部门是难以完成的。因此，应当采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门“三位一体”的电子文件管理运行模式，各部门各司其职、各扬所长。电子文件形成部门熟悉业务，了解电子文件历史联系，对于鉴定电子文件的价值富有“话语权”，是电子文件归档管理工作的主要责任者；档案部门既掌握电子文件归档的原则、方法，又了解全局情况，歌谣 效地发挥统筹全局、把好关口的作用；而计算机与信息管理部门一方面作为电子文件的形成者，另一方面又作为设计与维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，双重功能集于一身，是电子文件归档制度化、标准化的组织者与实施者。这种“三位一体”的电子文件管理运行模式，可以有效保证电子文件归档管理工作的质量。

四、提高电子文件归档管理人员的素质

　　从某种意义上说，电子文件归档管理问题是档案管理工作中的一个新课题，需要掌握新的知识理论与技术手段。而现有的档案工作人员档案信息化知识匮乏，年龄偏大，知识结构老化，尚不能很好地胜任电子文件归档管理工作的需要。因此，必须通过组织业务学习与技术培训等活动，尽快提高档案工作人员对电子文件管理基本知识、实践技能的掌握与应用能力，使其尽早担负起电子文件归档管理工作的重任。档案管理人员首先要掌握丰富的档案专业知识，如归档文件整理方法、电子文件归档方法等知识，用丰富的档案专业知识指导和失去电子文件归档工作。其次，要掌握档案信息化、数字化知识及电子计算机应用技术，并要具有较强的写作、阅读、制图能力，从而提高电子档案的管理水平。

江苏省南京市人民政府


南京市人民政府令
　（第１８３号）


　　《南京市城市排水管理办法》已经２０００年４月２２日市政府常务会议审议通过，现予发布，自发布之日起施行。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
市长　王宏民
　　　　　　　　　　
二０００年五月九日




　　　　　　　　　　　　 南京市城市排水管理办法

第一章　总则





　　第一条　为加强城市排水管理，确保城市排水设施的完好和正常运行，防治洪涝灾害，根据国家有关法律、法规，结合本市实际，制定本办法。


　　第二条　本办法适用于本市市区范围内的城市排水管理。属水利部门管理的排水除外。


　　第三条　南京市市政公用局是本市城市排水的行政主管部门，其所属的南京市排水管理处是本市城市排水管理机构，具体负责城市排水的日常管理工作。
　　区城市排水管理部门按规定负责分工范围内的城市排水管理。
　　建设、计划、规划、水利、环保、市容、公安、国土、园林、交通、财政、物价等部门应当按照各自的职责，协同城市排水行政主管部门做好城市排水管理工作。


　　第四条　任何单位和个人都有保护城市排水设施的义务，有权对违反本办法的行为进行制止、检举和控告。

第二章　规划和建设





　　第五条　市城市排水行政主管部门应当根据城市总体规划、、防洪规划组织编制城市排水专业规划，经市规划部门进行综合平衡后报市人民政府批准。


　　第六条　城市排水设施建设实行统一规划、配套建设、协调发展和建设、管理并重的原则。
　　城市污水处理实行相对集中处理的原则。


　　第七条　市城市排水行政主管部门应当根据城市总体规划和国民经济、社会发展计划，结合城市防洪排涝的要求，组织编制年度城市排水建设计划，经计划、建设等部门审核并报市人民政府批准后按建设程序组织实施。


　　第八条　城市排水设施建设应当符合城市排水专业规划的要求。城市新区开发、旧城改造以及新建、扩建、改建工程，应当根据城市排水专业规划配套建设城市排水设施，并与主体工程同时设计，同时施工，同时投入使用。城市新区开发、旧城改造以及新建、扩建、改建工程的建设单位应当承担的城市排水设施配套建设工程，由市城市排水行政主管部门会同规划等有关部门确定。
　　城市排水设施建设应当按规定程序经有关部门审批。
　　市规划、国土部门应当根据城市排水专业规划，统筹划定污泥处理用地和城市排水设施用地及保护范围，并按规定办理有关用地审批手续。未经市人民政府批准，任何单位或个人不得改变城市排水设施用地性质。


　　第九条　城市新区建设、旧城改造以及新建、扩建、改建工程的排水系统有条件的应当实行雨、污水分流。在不能实行雨、污水分流地区，应当实行污水截流，并逐步向雨、污水分流过渡。


　　第十条　在已经实行雨、污水分流的地区，雨、污水管道不得混接。在建有污水截流管（沟）的地区，污水管道不得直接接入河道。


　　第十一条　城市排水设施和新建、扩建、改建工程中的排水规划方案，属不变更城市排水专业规划的，或规划条件明确的，由市规划部门依据城市排水专业规划审批，并将审批情况及有关图纸资料抄送市城市排水行政主管部门备案；属变更城市排水专业规划的，或规划条件不明确的，在市规划部门审定前，应当先征求市城市排水行政主管部门的书面意见。


　　第十二条　城市排水设施新建、扩建、改建工程的设计、施工应当严格执行国家、省、市有关技术标准和技术规范。
　　城市排水设施施工实行工程质量监理制度。
　　承接城市排水设施设计、施工、监理的单位，应当具有相应的资质等级，并按照资质等级通过招投标承接相应的城市排水设施的设计、施工任务。


　　第十三条　建设单位应当按规定在城市排水设施新建、扩建、改建工程竣工之日起９０日内，向市建设行政部门申报工程验收。市城市排水行政主管部门应当与规划部门共同做好城市排水设施验线工作，并按规定做好城市排水设施资料的归档保管工作。
　　城市排水设施新建、扩建、改建工程经市建设行政部门会同市城市排水行政主管部门验收合格后，才能向市城市排水行政主管部门申报工程移交。工程移交后，由城市排水维护管理单位负责维护、管理，并于次月安排维护、管理经费。工程未经验收或验收不合格的，不予办理移交手续，由原建设单位继续负责维护。
　　城市排水设施新建、扩建、改建工程按工程设计使用年限实行工程质量保修制度，保修期自工程移交之日起计算。保修期内出观工程质量问题，由原建设单位负责保修。


　　第十四条　对壅水、阻水的桥梁、涵闸及其他水中障碍物，由市城市排水行政主管部门根据城市排水专业规划和城市防洪规划提出意见，报市建设行政部门批准后，在规定期限内改建或拆除。
　　在城市河道保护范围内进行建设活动的，必须无条件服从防汛、排涝要求，保证行洪畅通。


　　第十五条　在城市河道未护砌地段沿河修建建筑物或构筑物的，建设单位应当按照规定对该段河道进行整治护砌，流经单位内部的河段：由所在单位按规定进行护砌、清淤。

第三章　排水管理





　　第十六条　排入城市排水管网的水质必须符合国家建设部《污水排入城市下水道水质标准》（以下简称排水标准）。不符合排水标准的应当进行预处理，未经处理或经处理仍未达到排水标准的，不得排水。


　　第十七条　凡向城市排水管网排水的单位和个人（以下统称排水户）应当持有资质的城市排水检测机构出具的水质、水量检测报告，向市城市排水行政主管部门提出排水申请，领取排水许可证后，方可排水。
　　市城市排水行政主管部门应当自收到排水申请之日起３０日内给予书面答复，符合条件的，发给排水许可证。


　　第十八条　因工程建设等原因需要向城市排水管网临时排水的，排水水质应当符合排水标准，并按规定领取临时排水许可证后，方可排水。


　　第十九条　未领取排水许可证或临时排水许可证的，不得向城市排水管网排水。
　　排水户必须按照排水许可证或临时排水许可证的规定排水，并按规定办理年审或变更手续。


　　第二十条　城市排水行政主管部门应当会同规划部门共同划定城市排水设施保护范围，并设立警示标志。城市排水设施保护范围：主流河道至上口线两外侧原则上各不小于５米（已按规划建成的河段除外）；支流河道至上口线两外侧原则上各不小于３米。


　　第二十一条　在城市河道保护范围内，任何单位和个人不得擅自占用、挖掘。确需占用、挖掘的，应当到市城市排水行政主管部门办理占用、挖掘审批手续，领取占用、挖掘执照，并按规定缴纳占用和挖掘修复费用。占用、挖掘期满后，建设单位应当及时向市城市排水行政主管部门申请验收。


　　第二十二条　任何单位和个人不得擅自覆盖城市河道、湖塘或改变河道走向、断面。确需覆盖城市河道、湖塘的，必须按下列程序办理审批手续，并按照规定与市城市排水管理机构签定负责覆盖范围内的河道、湖塘等设施维护清淤的协议后，方可覆盖：
　　（一）属城市河道保护范围内的河道、湖塘，不得覆盖或改变走向、断面。确需覆盖的，由市规划部门会同市城市排水行政主管部门报市人民政府批准；
　　（二）属城市排水专业规划确定不保留，又对原有排水系统不造成影响的河道、湖塘，由市规划部门根据城市排水专业规划批准；
　　（三）属排水专业规划确定不保留的，且为有条件覆盖的河道、湖塘，在报市规划部门审定前，必须征得市城市排水行政主管部门的书面意见。
　　已经覆盖的城市河道、湖塘，覆盖单位应当在限期内到市城市排水行政主管部门补办有关手续，并按规定与市城市排水管理机构签定维护清淤协议。


　　第二十三条　在城市河道保护范围内，除城市排水设施和河道景观设施外不准新建各种建筑物、构筑物，原有建筑物、构筑物不得扩建、改建，并逐步退出河道保护范围。


　　第二十四条　城市河道内禁止设障阻水。清除阻水障碍物应当遵循“谁设障、谁清除”的原则。


　　第二十五条　任何单位和个人不得有下列行为：
　　（一）损坏、盗窃或堵塞城市排水设施；
　　（二）擅自占用、挤压、拆卸、填埋、移动城市排水设施；
　　（三）擅自在城市排水设施保护范围内从事爆破、打桩、打井、钻探、取土、开采等活动；
　　（四）在雨、污水分流地区，擅自将污水管与雨水管混接；
　　（五）在已建有污水截流管（沟）或雨、污水分流地区，污水管道直接接入河道；
　　（六）向城市排水设施倾倒垃圾、粪便、泥浆、油污等各种废弃物和有毒、易燃、易爆物。


　　第二十六条　在城市河道保护范围内，任何单位和个人不得有下列行为：
　　（一）擅自覆盖城市河道、填河造地；
　　（二）擅自利用城市河道从事游船、餐饮等经营活动；
　　（三）擅自在城市河道中设泵取水；
　　（四）在城市河道中设置网帘渔具、养殖、饲养牲畜，以及在桥涵孔道内设置栅栏或将物体伸入河床影响行洪；
　　（五）新建、扩建、改建各种建筑物、构筑物。

第四章　设施维护





　　第二十七条　城市排水设施由具有相应资质的养护单位负责养护、维修。单位自建排水设施由产权单位或其委托的具有相应资质的单位负责养护、维修。
　　单位自建排水设施与城市排水设施连接的，应当经市城市排水行政主管部门批准。


　　第二十八条　市城市排水行政主管部门应当根据城市排水设施量和养护维修定额，编制年度维护管理资金计划，经市建设、财政部门核准后，安排维护管理资金。


　　第二十九条　市城市排水行政主管部门应当负责河道岸坡绿化的维护和管理，并组织养护单位及时打捞和清扫城市河道中的漂浮物和河道保护范围内的垃圾，送至垃圾场或垃圾中转站。


　　第三十条　市城市排水行政主管部门应当根据城市河道积淤情况，编制定期清淤计划，报经市建设、财政部门审核后，组织实施，清淤经费由市城建资金统筹安排。


　　第三十一条　市城市排水行政主管部门应当建立、健全城市排水设施运行管理标准和制度，定期对养护单位的养护业绩和社会服务承诺情况进行检查考核。


　　第三十二条　城市排水设施发生故障的，养护单位应当及时组织抢修，采取有效的安全防护措施，并向城市排水管理机构报告。


　　第三十三条　城市排水设施维护工程施工单位应当按照规定的期限竣工，并在施工现场设置明显标志和安全防护设施，保障行人、车辆和船只安全。
　　在通航水域进行水上水下作业的，应当向水上交通安全管理部门申请发布航行警告或航行通告。


　　第三十四条　市城市排水行政主管部门应当在每年汛期之前，对城市排水设施进行全面检查、维护、保养，确保汛期安全运行，电力、通信、交通等部门应当给予配合。

第五章　罚则





　　第三十五条　对违反本办法规定的，由城市排水行政主管部门或其委托的管理机构予以处罚。造成城市排水设施损坏的，城市排水行政主管部门有权责令其修复或赔偿损失。


　　第三十六条　违反本办法，有下列行为之一的，责令其限期改正，可处以１０００元以下罚款；属经营性行为的，可以处以５０００元以下的罚款：
　　（一）在城市河道中设置网帘渔具、养殖、饲养牲畜，以及在桥涵孔道内设置栅栏或将物体伸入河床影响行洪的；
　　（二）擅自占用、堵塞、挤压、拆卸、填埋、移动城市排水设施的；
　　（三）擅自在城市河道中设泵取水的；
　　（四）擅自利用城市河道从事游船、餐饮等经营活动的。


　　第三十七条　违反本办法，有下列行为之一的，责令其限期改正，可处以１０００元以下罚款；属经营性行为的，可处以１００００元以下罚款，有违法所得的，可处以３００００元以下的罚款：
　　（一）新区开发、旧城改造及新建、改建、扩建工程未按规定建设城市排水设施的；
　　（二）城市排水设施新建、改建、扩建工程未按城市排水专业规划实施的；
　　（三）城市排水设施新建、改建、扩建工程未按规定办理工程移交手续的；
　　（四）在已经实行雨、污水分流的地区，污水管道直接排入河道或与雨水管混接的；
　　（五）在已经建有污水截流管（沟）的地区，污水管道直接接入河道的；
　　（六）未领取排水许可证、临时排水许可证或未按排水许可证、临时排水许可证的规定向城市排水管网排水，以及未按规定办理排水许可证、临时排水许可证年审、变更手续的；
　　（七）擅自在城市排水设施保护范围内从事爆破、打桩、打井、钻探、取土、开采等活动的；
　　（八）擅自在城市河道保护范围内占用、挖掘，以及擅自覆盖城市河道、填河造地的；
　　（九）已覆盖城市河道的单位未按规定清淤的。


　　第三十八条　在城市河道保护范围内违章搭建或设障阻水的，由市城市排水行政主管部门会同规划部门制定拆除计划，责令搭建者在规定期限内无条件拆除。逾期不拆除的，依法申请人民法院强制执行。


　　第三十九条　盗窃、破坏城市排水设施，妨碍城市排水管理人员依法执行公务，违反治安管理规定的，由公安机关依照《中华人民共和国治安管理处罚条例》的规定予以处罚；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。


　　第四十条　当事人对行政处罚决定不服的，可以依法申请行政复议或者向人民法院提起诉讼。
　　当事人逾期不申请行政复议，不向人民法院起诉，又不履行行政处罚决定的，由作出行政处罚决定的行政机关申请人民法院强制执行。


　　第四十一条　城市排水管理人员玩忽职守、滥用职权、徇私舞弊的，由有关部门给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第六章　附则




　　第四十二条　县城市排水管理部门管理的城市排水设施，可参照本办法执行。


　　第四十三条　本办法所指下列名词的含义是：
　　（一）城市排水：是指对产业废水、生活污水（统称污水）和大气降水的接纳、输送、处理、排放的行为；
　　（二）城市排水设施：是指接纳、输送城市污、废水和雨水的城市排水管网，沟（河）渠、泵站，起调蓄功能的湖塘以及污水处理厂，污水和污泥处置及其相关设施。


　　第四十四条　本办法由南京市市政公用局负责解释。


　　第四十五条　本办法自发布之日起施行。